办会有讲究,先学好这三点,绝对受用终身

 

在职场工作的人想必都有筹备会议的经历,从下通知到做桌签,从文件撰写印发到会后信息总结上报,每一个环节都不能松懈。

下面捞些办会的干货与大家分享一二。

办会有讲究,先学好这三点,绝对受用终身

会前把领导交办的和自己所负责的所有工作认真梳理一遍,在本上列条,每完成一件打对勾标识,反复认真核对。

会前静下心来,在脑中像演电影一样过一遍,每一个环节先怎么做,后怎么做,具体到几点几分自己应该出现在会场的那个点上都要做到“历历在目”。

比如自己有一次在“过电影”时想到会议进行到此时,主要领导刚好结束半个小时的讲话,会感到比较口渴,应该此时给领导续上茶水。

为减少会场上不必要的走动,会前应该把盛满热水的水壶放置在自己触手可及的地方,利用好会议间歇(领导讲话之后,下一个议题开始之前)给领导续好水,这样既不会打乱会场节奏,又不会显得突兀。

办会有讲究,先学好这三点,绝对受用终身

许多会务组人员会前筹备严谨细致,可一旦会议真正开起来就觉得任务完成一大半了,容易放松警惕,松懈下来。

但我认为越是开会进行时越应该保持高度警惕,以时刻准备着的姿态观察整个会场的状况,就像心中紧紧得拉着一根弦一样。

记得有一次,自己所参与组织的会议进行到一半时,主席台上的一位领导环视整个会场,像是在找寻什么而无果的样子。

当时自己敏锐地捕捉到了这一情况,与领导眼神交汇后,领导示意我文件出现差错,我迅速与材料组联系将文件及时进行了调整对换。

办会有讲究,先学好这三点,绝对受用终身

开会期间,我们会务组人员要做到包不离身,这个包好比“哆啦A梦的口袋”,是个“百宝箱”:

里面要备足笔(钢笔、签字笔、铅笔)、纸巾(干、湿)、录音笔、U盘、大信封、曲别针、皮筋等常备办公日用品,以防突发应急时能迅速排上用场。

一次重要会议现场,主要领导在实地察看完几个事前定好的地点后,没有按照原定路线返回,而是要求就近走访了解情况,这时原来的录音笔没电了,接下来的情景可想而知,提前准备的百宝箱拯救了措手不及的秘书。

办会有讲究,先学好这三点,绝对受用终身

做会场上的有心人就是要站好岗位、沉下心来去琢磨、去领会每个环节自己能做点什么、学点什么、干点什么,把自己这个 “螺丝钉”一锤子接着一锤子地钉好、钉实。

 

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